거래명세서? 명세표? 왜 필요할까 (양식 다운)

거래명세서

 

안녕하세요. 오늘은 거래명세서 양식을 공유하고, 작성방법을 알려드리까 합니다. 회사를 다니다 보면 거래명세서가 필요한 순간이 있습니다. 바로 물건이나 서비스를 구매하거나 판매할 때 증빙을 하기 위해 사용하게 되는데, 세금계산서가 있어서 거래명세서는 생략하는 경우도 많이 봤습니다. 하지만 회사를 다니면서 거래명세서를 왜 써야 하는지는 알아두는 것이 좋습니다. 그럼 지금부터 알아보겠습니다.

 

거래명세서란?

간단하게 설명하자면 거래명세서란 판매자와 구매자가 어떤 거래를 했는지 자세하게 적어둔 서류를 말합니다. 이것은 상대방과 거래 시 증명을 하기 위해 사용하는 것이라고 볼 수 있습니다. 일반적으로 거래가 생기면 세금계산서와 함께 거래명세서를 받습니다. 

 

거래명세서 내용은 견적서와 거의 같다고 볼 수 있습니다. 공급자와 공급받는 자가 명시되어 있고 품명, 규격, 수량, 단가, 공급가액 등으로 구성되어 있어 구매자가 내용을 자세하게 알 수 있도록 작성해야 합니다.

 

증빙으로 효력이 없나요?

거래명세서는 법적 증빙으로 효력이 없습니다.  하지만 일반적으로 거래를 했을 때 구매자와 판매자 간의 인수와 인계가 잘 이루어졌다는 것을 의미하는 서류입니다. 또한 회사 내부적으로 어떤 거래가 이루어졌는지 자세하게 알 수 있습니다. 거래란 견적서를 받고 견적서를 토대로 거래를 진행하게 되지만 견적과 실제 거래는 다르게 되는 경우가 있습니다. 이때 거래명세서를 받게 되면 견적서와 차이는 없는지 확인하고 회사 내부적으로 거래내역을 관리할 수 있게 되는 것입니다. 견적서에 대한 내용은 아래에 링크를 달아두겠습니다.

 

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세금계산서나 영수증과 차이점이 있나요?

세금계산서나 영수증과 차이점은 두 가지 정도로 봅니다. 먼저 법적 증빙 여부입니다. 세금계산서나 영수증은 법적 증빙이 가능하지만 거래명세서는 불가능합니다. 두 번째는 거래내역을 상세하게 확인할 수 있습니다. 일반적으로 세금계산서나 영수증은 세부적인 거래내역을 상세하게 적는 것이 불가능합니다.  그래서 품목이 많아지면 거래명세서를 함께 받아서 세부적인 거래내역을 확인하는 게 좋습니다.

 

 

거래명세서 양식 공유

거래명세서 양식은 견적서와 거의 동일합니다. 회사 내부적으로 사용하는 거래명세서 양식이 있으면 그걸 쓰시면 됩니다. 또한 공유드리는 자료는 한글(hwp)로 제작했습니다. 추후에 엑셀로 만든 자료도 공유하겠습니다. 그리고 자료는 회사의 규정에 맞게 바꾸셔도 상관없으니 편하게 다운로드하시면 됩니다.

거래명세서 양식

거래명세서 양식(한글).hwp

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거래명세서 작성방법 알려주세요!

세금 계산서에 거래 내역이 모두 포함되는 경우 작성할 필요는 없습니다. 하지만 그렇지 않을 경우 거래명세서에 거래내역이 모두 보일 수 있도록 자세하게 작성하여 발급해야 합니다. 발급 방법은 구매자가 요청하는 방법으로 주면 되는데 보통 세금계산서와 함께 메일로 보내는 경우가 많습니다.

• 날짜 : 실제로 거래가 이루어진 날짜를 적습니다.
• 공급자 : 판매자의 사업자 주소, 상호, 대표자, 주소, 업태, 종목 등을 작성하면 되고 보통 사업자등록증을 참고해 작성합니다.
• 거래내역 : 물품이나 서비스 품명, 규격, 수량, 단가, 공급가액을 자세하게 적어야 합니다. 
• 합계금액 : 최종적으로 공급가액과 세액을 포함한 합계금액을 적으면 됩니다.

 

유의사항

다시 한번 강조하고 싶은 건 거래명세서는 거래사실을 확인하고 내역을 확인하는 서류이지 법적인 구속력을 갖는 서류는 아닙니다. 법적 구속력을 갖는 서류는 세금계산서와 영수증입니다. 카드결제 시 꼭 영수증 받으시고 계좌이체를 하시면 세금계산서를 교부받으시는 걸 강조하고 싶습니다.

 

또한 회사 내부 규정에 맞춰 발급하거나 받으셔야 됩니다. 거래명세서를 중요하게 보는 회사도 있고 심지어 프로그램으로 관리하는 회사도 있으니 규정을 잘 보시고 맞춰서 하시면 됩니다.